Blog

人気のファッションブランド! 本日限定値下げ ゼット プロステイタス 源田モデル グローブ

人気のファッションブランド! 本日限定値下げ ゼット プロステイタス 源田モデル グローブ

人気のファッションブランド! 本日限定値下げ ゼット プロステイタス 源田モデル グローブ

モレリアネオ3 25.5

ムータマリン シースルー スケルトンマルチカラーキャディーバッグ 限定+おまけ付

PTB装具 右足用

早速、そのメールをお見せいただいたのですが、改行も少なく、

ミズノ 硬式 キャッチャーミット オーダー

カルビ定食を食べた後に、ラーメン大盛りに餃子付きの定食を食べるレベルのモタレ感満載。

 

BCD スキューバダイビング Sプロ クラシックアドベンチャー2

日々、やらなければならないことは山ほどあります。

ペンダントライト/COPENHAGEN Pendant/ヴィンテージ

忙しい相手にこそ、思いやりの一つとして、なるべく、簡潔にわかり易い文面で伝えなければなりません。

 

【新品】Google Pixel7 128GB Lemongrass

下手なコミュニケーションを取れば、相手との関係に亀裂が生じかねません。

電材 ブレーカ、タイマー、VVFケーブル

ところが、長文メールは逆に相手の機嫌を損ね、メールを読んでもらえないことも珍しくはありません。

同時に、あなた自身仕事ができない人と思われている可能性があります。

どうして「メールが長い人は仕事ができない」となるのでしょうか?

本記事では、その理由と改善法をまとめました。

人気のファッションブランド! 本日限定値下げ ゼット プロステイタス 源田モデル グローブ

ティーポット ティーカップ セット ノリタケ

アイビー化粧品リンクルローション1箱

単調直入に言いますが、長文メールは相手をイライラさせます。

硬式内野用グローブ ZETT ゼット 硬式 ワインレッド

【オーダー専用】ネコハウス

そのため、なるべくコンパクトにやり取りを済ませたいと考えています。

ダイワ アナリスター ライトゲーム73 H190 + 穂先ガード

人はストレスが溜まると、イライラさせた相手に悪い印象を抱きます。

悪い印象を抱く・・それは相手との信頼関係に溝が生じる危険があるということです。

信頼関係が崩れれば、今後の取引にも大きな影響が出ます。

会社からすれば、取引先との信頼関係を崩すのは絶対避けたいところ。

iPhone 12 pro シルバー SIMフリー ジャンク Mskti様専用

【新品】キヤノン PSSX70HS コンパクトデジタルカメラ PowerShot

どんな仕事においても、要領が求められます。

要領が悪いと1つの作業を終わらせるのに時間が掛かり、生産性が落ちます。

これをメールに置き換えても同様です。

第三者から見て、長文メールを書く人は「メール作成だけで時間を使っている=要領が悪い」と思われます。

また、同時に仕事ができない人という風に捉えられてしまいます。

このように、メールが長い人は、社内と社外の両方から「仕事ができない人」という烙印を押されるので、該当する人は改善が必要です。

松本民芸家具 ワードローブ 引き出し2段 ミズメザクラ材 収納家具 和モダン

しかし、普段から長文を書いていると、「どうやって短文にすればいいの?」となりますよね。

そこで本段落では、長文メールを改善するためのコツをまとめました。

〖スコッティキャメロンパターカバー〗TOUR PRINCESS

文章を書くときは、先に結論から書いてしまいましょう。

長文のメールを書く人は、結論を書かずに経緯をダラダラ書く傾向にあります。

経緯を書くことに集中しているため、結論を書くときには長文になっているのです。

また、他の特徴として、何を伝えたいかがご自身でも分かっていないことがあります。

何を伝えたいか把握できていないので、余計なことを書いてしまいがちです。

例えば、小説や漫画など、ストーリーを書く文章であれば、読み手を楽しませるために、結論(結末)を最後に書きます。

しかし、ビジネスシーンでは、いかに相手と円滑なコミュニケーションを取るかが鍵です。

そのため、結論を最初に書いて、伝えたいことをパパっと書いたほうが相手からのイメージは良くなります。

加えて、結論を先に書けば、自分自身何を伝えるべきかがイメージしやすくなり、コンパクトな文章を書けます。

人気のファッションブランド! 本日限定値下げ ゼット プロステイタス 源田モデル グローブ

1文が長いと、主語と述語が分からなくなり、読み手を混乱させます。

例えば、AとBの文章を見比べてみましょう。

 

A:今日の晩御飯は、半年ぶりのカレーライスだった。久しぶりに食べたこともあって、いつも以上にカレーが美味しく感じた。特に隠し味の牛乳は、ルーの甘さを絶妙に引き立たせていた。

B:今日の晩御飯は半年ぶりのカレーライスだったけど、久しぶりに食べたのでいつも以上にカレーライスが美味しく、隠し味の牛乳を入れたことも相まって、ルーの甘さが絶妙に引き立たされていた。

 

いかがでしょうか。

どちらの文章が読みやすいかは、言うまでもありません。

Aの文章は適度に区切っていて読みやすいですが、Bの文章は全文が繋がっているせいで読みにくいです。

文章によっては区切るのが難しく、多少長くなることもありますが、1文につき長くても60字~80字に収めましょう。

人気のファッションブランド! 本日限定値下げ ゼット プロステイタス 源田モデル グローブ

メールの内容は、なるべく3行~5行程度で済ませましょう。

というのも、長文メールを書く人は、余計な内容を書いてしまいがちです。

例えば、Aの案件でやり取りしているにも関わらず、Bの案件のことも書いてしまう感じですね。

Aの案件以外のこと(Bの案件)も書けば、当然メールの内容は長くなります。

すると、本来は3~5行で終わるはずが、8行~10行になってしまいます。

複数に分けて送るのが手間だからと、1回のメールにまとめたくなりがちですが、読み手の気持ちを考えなければなりません。

「自分はこのメールを読みたいか?」と読み手の立場になれば、メールを書くときの意識も変えられます。

硬式内野用グローブ ZETT ゼット 硬式 ブラック 黒 732

改行は適度に行いましょう。

ペコちゃーん様 専用 食器棚 収納棚 古家具

しかし、適度に改行を行えば、文章を目で追いやすくなって読み手もスラスラと読めます。

メールの場合、1文ごとに改行するとよいでしょう。

ポイントをまとめるときは箇条書きで

複数のポイントをまとめるときに、役立つのが箇条書きです。

1文に全てまとめようとすると、長文になったり、読み落とししやすくなったりします。

特に読み落としがあると、仕事の進行でトラブルに発展する可能性もあります。

しかし、箇条書きなら1文ごとに区切られているため、読みやすくなって読み落としのリスクを減らせます。

新品未使用タグ付き!トリーバーチトートバックWEB FLAP CROSSBODY

カーズ2 コンプリートボックス

冗長な表現とは、文章に無駄があることです。

例えば、以下の文章を見てみましょう。

 

イルカという生き物は、人間と同じ哺乳類だ

 

クリストフル ジャルダンエデン フォーク 最高級 ゴールド 特注 激レア 希少

では、これを直してみましょう。

 

イルカは、人間と同じ哺乳類だ

 

いかがでしょうか?先ほどの文章に比べて、だいぶコンパクトになりましたよね。

イルカは大体の人が知っているので、わざわざ「という生き物」を付けなくても、読み手には伝わります。

医療用イス 高田ベッド社製 病院・診察・施術イス・丸イス・ひまわりチェアー

しかし、冗長な表現は長文化の要因なので、乱用しないようにしましょう。

饅頭根付け

即完売JUN MIKAMI アイリッシュリネンタックスリーブシャツ

文章を書いているときは案外気付かないもので、見落とすことも珍しくはありません。

例えば、「1文が長くなっている」や「冗長な表現になっている部分がある」などですね。

おか様専用ネイバーフッド アルミコンテナLサイズ Mサイズセット

ここまで解説したコツを元に、本段落では実際にテンプレと照らし合わせながら、正しい文章の書き方を紹介いたします。

今回は、取引先に「案件Aの進捗状況」を送る場合のテーマで解説いたします。

ゼット ZETT 捕手用 硬式 ミット 硬式グローブ 海外 タン 737

先に悪い例から見てまいりましょう。

 

オフィスチェア 人間工学椅子 事務椅子 テレワーク 椅子 ハイバック メッシュ〇〇様。いつもお世話になっております。△△です。案件Aの状況ですが、社内での協議に思った以上の時間を要しました。どうして協議にそこまで時間が掛ったのかと言いますと、別件とのスケジュールの兼ね合いで、中々納期が定まらなかったり人手を確保できなかったりしたためです。しかし、〇〇様の納品希望に合わせつつ、何とか人員を確保できました。そして、協議の結果、最終納期は9月末、弊社含め5人体制で進める、プロジェクトリーダーは弊社の✖✖で決定しました。それと別件について2点お聞きしたいことがあります。まず1つ目は、資料に書いてあった□□ですが、これは何を意味しますか?2つ目は打ち合わせの日程と場所についてです。日程は8月1日の11時~、場所は●●オフィスで検討していますが、いかがでしょうか?すみませんが、ご確認のほどお願いいたします。

 

上記の文章は、お世辞にも読みやすい文章とは言えません。

悪いポイントは、以下の通りです。

 

・結論を書くのが遅い、協議の結果を記載するまでの経緯が長い:相手はメールで経緯を知りたいとは思わない。
・改行がされていなくて読みにくい:文章を目で追うのが大変
・別件のことを長々と書いている:内容が多すぎて読み手が混乱する

 

これらの要因が重なって、長文かつ読みにくいメールとなっています。

ANCHOR アンカー RFX8 ブリヂストン ロードバイク

では、悪いポイントを意識し、改善した文章を見てまいりましょう。

 

〇〇様。

いつもお世話になっております。△△です。

案件Aですが、社内で協議を行った結果、以下の方針で進めていく形となりました。

①最終納期は9月末を予定
②弊社および外注を含め、5人体制で進める予定
③プロジェクトのリーダーは弊社の✖✖で進行

以上、ご確認のほどよろしくお願いいたします。不明な点がございましたら、お気軽に申し付けてください。

 

新品ギフト包装 エルメス ガダルキヴィール カップ&ソーサー セット

重要な部分を箇条書きにしてあるのもポイントです。

そのため、スラっと読めて相手もストレスを感じません。

メールを書くときは、必要な内容をいかに簡単にまとめられるか・・を意識するのが大事です。

また、別件のことを尋ねる場合は、別々で送りましょう。

メールの長文は嫌われがちですが、中には長文で書いても許されるケースがあります。

2つの事例をまとめました。

天然ラリマー ブレスレット 20mm144.9g

ジュールレンケリ 北欧風 クリスマスツリー ④ヌードツリー 180cm 高級

先ほどのテンプレ文では3つだけでしたが、5~10と記載項目が多いと、どうしても文章が長くなります。

新品 京焼 陶あん 花結晶 ポット 盃 セット

ただし、長文になるほど読みにくくなることに変わりはありません。

「ポイントでまとめるところは箇条書きにする」、「1文を短くする」など、工夫して書くようにしましょう。

【未使用】HERMES エルメス シュヴァルドリアン カップ&ソーサー ペア

「短文では分かりにくいから詳しく書いてほしい」など、事前に相手から指示があったときは、長文になっても問題ありません。

相手から指示があったにも関わらす、簡潔に書いたらそれこそ無礼に当たります。

ただし、先ほども解説した通り、長文になるほど文章は読みにくくなります。

長文でも、読みやすさを意識して書くことを忘れないようにしましょう。

ここまでの解説で長文メールばかりに目が行きがちですが、もう1つ気を付けてほしいことがあります。

それは、メールの返信速度です。

ビジネスにおけるやり取りは基本的に大事なことだらけで、中には急な用を要している人もいます。

そうした中、全然返信がないと相手のストレスは溜まり、あなたへの信頼感が下がります。

同時に「返信が遅い=作業が遅い」で、仕事ができない人と見られてしまいます。

そのため、メールを操作できる状況であれば、なるべく早く返信することを心がけましょう。

松花堂 店内用 業務用 まとめ売り 14セット

メールでのやり取りは、ビジネスにおける基本とも言えます。

その基本ができるかできないかで、あなたの評価は大きく変わりますので、これを機に長文メールを改善していきましょう。